Verwaltungsbeschäftigte/r im Dekanat (w/m/d)

Sekretariat/Promotionen, Teilzeit

Anbieter

Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften

Unser Profil

Die Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften ist die größte Fakultät der RWTH Aachen. Die zentrale Koordination und Verwaltung der Fakultät ist im Dekanat angesiedelt. Zur weiteren Unterstützung der Prozesse im Dekanat ist diese Stelle neu zu besetzen.

Ihr Profil

• Mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse bzw. administrative Erfahrungen
• Kenntnisse und Erfahrungen in der selbständigen Übernahme von Aufgaben in Administration/Sekretariat Organisation
• Sehr gute Kenntnisse von MS-Office-Anwendungsprogrammen, insbesondere Word, fortgeschrittene Excel-Kenntnisse, Erfahrung mit Adobe Acrobat (Vollversion), mit Datenbanken und elektronischer Ablage/Archivierung
• Sehr sorgfältiger Arbeitsstil, eine sehr strukturierte und systematische Arbeitsweise, absolute Vertrauenswürdigkeit und hohe Loyalität
• Sehr gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in deutscher Sprache (Muttersprachler oder Äquivalent) und gute englische Sprachkenntnisse
• Hohe Flexibilität und Potenzial im Bedarfsfall auch neue, andere oder wechselnde Aufgaben zu übernehmen
• Eine Affinität zu Zahlen, Erfahrung mit der Betreuung von Gremien sowie mit der Pflege von Internetseiten ist von Vorteil
• Idealerweise haben Sie Kenntnisse von akademischen Strukturen und Arbeitsweisen sowie der Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften

Ihre Aufgaben

Der Arbeitsschwerpunkt liegt auf der Übernahme von diversen Aufgaben im Sekretariat (beispielsweise Korrespondenz, Termine, Bewirtung, Post, Ablage, Lehrerhebung) sowie im Promotionssekretariat (hierin eingeschlossen ist grundsätzlich der gesamte Lebenszyklus von Promotionen). Eine Zuarbeit zur Finanz- und Stellenverwaltung sowie ggf. die Unterstützung von Berufungskommissionen kann erforderlich werden. Eine enge Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitern im Sekretariat und mit der Geschäftsführung ist erforderlich. Die Stelle ist der Geschäftsführung zugeordnet.

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.